Vanliga frågor/Bästa praxis

Hitta de mest populära, högst rankade och nyligen uppdaterade artiklarna på ett ögonblick. Eller bläddra bland artiklarna efter taggar eller titel. Om du inte kan hitta artikeln du letar efter, prova med sökfältet.

Här kommer du att hitta användbar information om EasyCruit baserat på de frågor som våra kunders oftast ställer. Välj ett ämne som du vill lära dig mer om. Du kan navigera genom att använda menyn eller länkstigen ovanför titeln.

GDPR är den nya dataskyddsförordningen som gäller för alla medlemmar i EU och EES från den 25 maj 2018.

För rekrytering innebär det att förbättra skyddet av personuppgifter, göra det möjligt för kandidaterna att veta vad som händer med deras personuppgifter om de ger sitt samtycke till att företag använder och behandlar dem för rekryteringsändamål och även att garantera deras rättighet att återkalla sitt samtycke och få sina personuppgifter raderade.

Den nya lagen gäller från den 25 maj 2018 och detta brev speglar den nuvarande situationen idag i EasyCruit och hur vi kommer att fortsätta med förbättringsarbetet för att stödja dig avseende GDPR: https://info.easycruit.com/files/GDPR_for_Visma_EasyCruit.pdf

I april-releasen kommer vi att ha med de nya inställningarna för samtyckestexten/personuppgiftsgarantin, som kommer att vara obligatorisk för alla kunder från den 2 maj 2018. I samband med releasen i april 2018, kommer vi att visa dig hur du ska införa den här ändringen.

Om du inte har en text för samtycke idag, kommer en text för personuppgiftsgaranti att implementeras från Visma. Denna text är redigerbar och kommer att vara tillgänglig på följande språk: engelska, norska (bokmål), norska (nynorska), italienska, tyska, franska, danska, svenska, lettiska, nederländska och finska.

Ta en titt på den här videon, som förklarar hur du behöver förbereda dig för den nya samtyckeshanteringen:
​

Ibland när en annons har publicerats, visas den inte på Finn.no. Om en annons inte visas på Finn.no, kan du i de flesta fall åtgärda det på egen hand. Här följer en lista på några saker som du kan kontrollera.

Det första du ska undersöka är hur lång tid det har gått sedan rekryteringsprojektet publicerades för första gången. Om du har återanvänt ett projekt från förra året kan det vara problemet, eftersom det första publiceringsdatumet började för ett år sedan.

En annons kan inte visas på Finn.no i mer än 42 dagar (6 veckor) från det datum då rekryteringsprojektet först publicerades. Om den tidsperioden är överskriden, kanske annonsen inte publiceras alls.

Om det har gått mer än 42 dagar, du måste begära att en andra annons skapas. Det kan du enkelt göra genom att markera rutan Efterfråga ny Finnkod. Detta kommer att skapa en ny Finnkod (en ny annons). Observera att Finn.no kommer att debitera dig för en ny annons när du gör detta, så det här steget kan kräva godkännande från din chef.

Se till att använda ett giltigt postnummer. För att kontrollera och uppdatera ansökningsdatum går du till Rekryteringsöversikt > Redigera projektet och sedan klickar du på pennan bredvid Publicera till digitalt media / Publicera till tryckt media / MultiPosting, och därefter klickar du på pennan bredvid Finn.no. Du kan söka i det norska postnummerregistret från följande länk:

http://adressesok.posten.no/en/postal_codes/search

Här är ett exempel: Om du publicerar en annons med postnummer 0007 Oslo (se skärmdumpen nedan), kommer annonsen inte att publiceras.

Ibland är det fel månad eller fel år i ansökningsdatumet. Ansökningsdatumet måste anges i norskt standardformat DD.MM.ÅÅÅÅ. Om du behöver kontrollera och uppdatera ansökningsdatumet går du till Rekryteringsöversikt > Redigera projektet och sedan klickar du på pennan bredvid Rekryteringsprojektet.

För att publicera något på Finn.no krävs ett kontrakt med Finn.no AS. Ring till din kontaktperson på Finn.no om du har några frågor om ditt kontrakt. Du kan även kontakta deras support. Du hittar kontaktuppgifter här: https://hjelpesenter.finn.no

Du kan lägga till ett filmklipp i din annons i EasyCruit, genom att bädda in videokoden från en online videoleverantör som YouTube eller Vimeo. I den här artikeln kommer vi att visa hur det går till.

Observera att vissa externa publiceringskanaler inte stöder den här typen av inbäddade videoklipp på sina sidor, något som står utanför EasyCruits kontroll.

De första du behöver göra när du vill lägga till ett videoklipp i EasyCruit, är att ladda upp din videofil till en hemsida. I det här exemplet har vi laddat upp din video till YouTube.

När videon är klar klickar du på Dela-knappen på videosidan och väljer Bädda in. Välj hela texten (hela webbadressen) i nedanstående ruta, högerklicka och klicka på kopiera.

Texten som ska kopieras ska se ut ungefär så här:

Beroende på bredden på ditt företags hemsida kanske du vill ändra höjden och bredden för iframe för att få plats med videon. Tänk på att den fasta storleken för iframe kan vara ett problem för mobila webbplatser.

Tyvärr kan inte kandidater göra det själva. Det finns två alternativ tillgängliga – Kandidaten skickar brevet till dig och du uppdaterar dennes ansökan manuellt i EasyCruit, eller så kan du be kandidaten att ansöka på nytt (och ta bort sin gamla ansökan).

Normalt när kandidater vill uppdatera sin CV-information, kan du be dem att logga in på din karriärsida. Kandidater kan dock bara uppdatera information i CV:t (den information som kan användas i alla olika ansökningar). Information som är specifik för ansökan inom ett projekt (till exempel det personliga brevet, projektspecifika frågor eller kompletterande bilagor) kan inte uppdateras i systemet av kandidaterna själva.

Om du vill ändra en kandidats personliga brev är det enklast att göra det om du först sparar kandidatens ansökan i din CV-databas. Genom att spara kandidaten kan du redigera kandidatens information på deras vägnar.

För att göra det följer du dessa enkla steg:

Alternativt, om du tycker det är bättre, kan du be kandidaten att ansöka på nytt. Här är stegen för bästa praxis om du gör det:

När du skapar ett rekryteringsprojekt i EasyCruit, finns det en användargrupp som automatiskt får tillgång till rekryteringsprojektet:

Dessa tre roller ansvarar för att ge andra användare tillgång till rekryteringsprojektet, vilket kan göras från sidan Tillgångskontroll för ett rekryteringsprojekt.

Se till att användaren har lagts till i rekryteringsprojekt på sidan Tillgångskontroll. Kom ihåg att användarna måste logga ut och in igen för att ändringar ska kunna aktiveras.

Sidan Tillgångskontroll visar en lista över användare. Listan visar alla användare som har tillgång till rekryteringsprojektets avdelning(-ar), men tar inte med Administratörer och den Projektansvarige.

Vanliga användare måste vara medlemmar av avdelningen för att vara synliga i listan. Om en användare till exempel är kopplad till Avdelning A, kommer användaren inte att finnas på sidan tillgångskontroll för ett rekryteringsprojekt i avdelning B. För att lägga till en användare till en avdelning:

Det finns två möjliga orsaker till varför du inte kan se länken Skicka ansökan i jobbannonsen:

När du skapar en annons måste du välja ett ansökningsformulär för att kandidater ska kunna se länken för att skicka sin ansökan. För att kontrollera om du valde ett, klicka på ögat-ikonen på fliken Redigera projektet i rekryteringsprojektet.

För att lägga till ett ansökningsformulär klickar du på penn-ikonen bredvid Ansökningsformulär på fliken Redigera projektet

Markera antingen Komplett ansökningsformulär, Välj ansökningsformulär eller Anpassat ansökningsformulär och om det behövs redigerar du det så att det passar ditt projekt. Kom ihåg att om du gör ändringar kommer de bara att gälla för detta projekt.

En annan orsak till att länken Skicka ansökan inte visas kan vara att projektet är knutet till två eller flera olika avdelningar.

Om så är fallet måste kandidaten välja en avdelning innan länken Skicka ansökan visas.

Om du misslyckas med att logga in i EasyCruit tre gånger i rad, måste du fylla i en CAPTCHA-kod liknande den som visas nedan. Detta görs för att skydda EasyCruit mot skadliga attacker. CAPTCHA-koden är skiftlägeskänslig.

Det finns inget sätt att kringgå att ange koden! Försök inte att ladda sidan på nytt!

Om du har misslyckats med att logga in tre gånger i rad och sedan laddar sidan på nytt, kommer CAPTCHA-bilden inte att visas, men systemet kommer att minnas att du hade tre misslyckade försök, så du kommer inte att kunna logga in.

När du har fyllt i koden och dina inloggningsuppgifter korrekt kommer du in i EasyCruit.

Klicka här om du behöver mer hjälp med att Få tillgång till EasyCruit.

Exempel på ansökningsknapp i den högra kolumnen. Ibland när du publicerar till Finn.no kan du råka ut för att knappen för att ansöka som vanligtvis återfinns i den högra kolumnen inte visas eller att du får e-postmeddelanden från Finn.no med ansökningar från kandidater.

Orsaken till detta ligger oftast i hur annonsen konfigurerats. Följ nedanstående enkla steg för att lösa problemet:

När du skickar en annons till Finn.no från EasyCruit, kommer du att tillfrågas om du vill skicka ansökningslänken. Det är en Ja/Nej-fråga. Om du vill att ansökningsknappen ska visas på hemsidan för Finn.no, måste du svara Ja här. Så här går det till:

Projektet måste ha ett ansökningsformulär konfigurerat för att kunna visa en ansökningsknapp i annonsen på Finn.no. Så här kontrollerar du om du har ett ansökningsformulär för projektet:

När du redigerar en annons efter att den har publicerats måste du publicera den på nytt för att uppdatera hemsidorna med den nya informationen. Så här gör du för att redigera och uppdatera en annons:

Vissa kanaler finns på servern för easycruit.com. När du publicerar till dessa kommer de ändringar du gör att träda i kraft omedelbart.

Vissa kanaler överför data till en sida som finns på en annan server. I EasyCruit är dessa kanaler grupperade under rubriken Externa kanaler. För externa kanaler får du räkna med en fördröjning innan annonsen är synlig online. De flesta av dessa sidor uppdateras automatiskt var 15:e minut eller så, men vissa sidor uppdateras mindre ofta, till exempel en gång var 12:e timme. Detta beror på kanalen och står utanför EasyCruits kontroll.

För Multiposting-kanaler måste du redigera kanalen och markera alternativet Uppdatera innan du klickar på Skicka. Multiposting-kanalerna uppdateras vanligen så gott som omedelbart och den gröna ON-ikonen indikerar att hemsidan har fått informationen. Om det finns ett felmeddelande kan du helt enkelt hålla musen över den röda felsymbolen för att se en beskrivning av felmeddelandet.

För att ändra Sista ansökningsdag måste du utföra följande steg:

För att ändra publiceringsdatum kan du följa dessa steg:

Tänk på att vissa leverantörer kommer att betrakta detta som en ny publicering och därför debitera en extra annonsavgift.

EasyCruit stöder dessa webbläsare:

Obs: Stöd för Internet Explorer 8 upphör i maj 2016. Stöd för IE6 och IE7 upphörde redan i november 2014.

Följande tabell visar vilka webbläsare/versioner som stöds av EasyCruit front office. Webbläsarkompabilitet med EasyCruit i förhållande till front office (Karriärsida) beror på vem som implementerade och levererade denna layout och format. Om implementeringen gjordes av kunden, är de kompatibla webbläsarna beroende av kundens inställning. Om implementeringen gjordes av ett EasyCruit-team, kommer webbläsarna att anges i arbetsbeskrivningen eller enligt överenskommelsen vid tidpunkten när front office skapades.

EasyCruits front office kommer inte automatiskt att vara kompatibelt med framtida webbläsare.

Före okt 2011

Okt 2011 - okt 2014

Okt 2014 - maj 2016

Från maj 2016

Firefox †

Chrome †

Safari (PC) †

Safari (Mac)

Internet Explorer 11

Internet Explorer 10

Internet Explorer 9

Internet Explorer 8

Internet Explorer 7

Internet Explorer 6

† Anger senaste versionen av webbläsaren vid utvecklingen.

Sökmotorer och publiceringskanaler/”kanalspindlar” kan visa offentligt tillgängliga jobb på sina egna sidor. Den här artikeln beskriver hur det här inträffar och hur du kan begränsa det.

Vissa webbplatser (t.ex. Indeed) använder en ”spindel” för att samla in uppgifter på karriärsidor och publicera jobb på sin egen hemsida. Om en kandidat klickar på länken hos Indeed kommer den att ta kandidaten tillbaka till den ursprungliga källan/kanalen där jobbet var publicerat (sannolikt din karriärsida) och kandidaten kommer att registreras i EasyCruit som om denne kom från din karriärsida och inte Indeeds.

Teamet EasyCruit Customer Success kan konfigurera din karriärsida så att den begär att sådana webbplatser inte indexerar eller inkluderar sidor, genom att ställa in filen robots.txt till inga robotar (no robots), och ändra karriärsidorna i enlighet med detta. Om du har skapat din egen karriärsida med hjälp av EasyCruit XML-flöde, måste du själv genomföra dessa förändringar. Tyvärr respekterar inte alla sökmotorer eller publiceringskanaler denna notering och i dessa fall bör du kontakta dem direkt.

Om du har jobb som endast är interna och inte för allmänheten, bör du publicera dessa jobb på en dedikerad intern karriärsida och teamet EasyCruit Customer Success kan begränsa åtkomsten till sidan på följande sätt:

Ibland kan det hända att en organisation byter namn. För att ändra namnet på ditt företag i EasyCruit behöver du kontakta teamet Customer Success via telefon eller e-post support.easycruit@visma.com. De står gärna till tjänst.

För att ändra huvudföretagets logotype/bild kan en Administratör öppna Inställningar > Företagsinformation och sedan välja fliken Media.

För alla andra avdelningar kan en Administratör eller Avdelningsadministratör göra det under Inställningar > Avdelningar.

Om ingen bild har laddats upp, kommer bilden att hämtas från den överordnade avdelningen eller företagets bild.

Spontana/allmänna ansökningar används för att fånga upp kandidater, som är intresserade av att arbeta i din organisation, i EasyCruit, utan att det för närvarande finns någon specifik roll som de kan ansöka om. Detta kan göra det möjligt för dig att se vilka som är intresserade av att arbeta i din organisation och bygga upp en talangpool av potentiella kandidater som du kan kontakta när en lämplig ledig tjänst blir ledig.

Det finns två sätt att åstadkomma detta i EasyCruit

Kandidater som har skapat en egen profil i Karriärcentret kommer att visas som ”CV-kandidater” i EasyCruit. Du kan söka efter kandidater med kandidattypen och kontakta dem via e-post, eller länka dem till en lämplig ledig tjänst som dyker upp.

Kandidater kan bara skicka in ”standard” profiluppgifter via Karriärcentret. Om du har specifika frågor som du vill fråga spontana kandidater kan det vara bättre att skapa ett specifikt rekryteringsprojekt för dem.

Fördelarna med denna metod är:

Av säkerhetsskäl har EasyCruit en standard Time-out-funktion. Det innebär att om du inte arbetar aktivt i systemet, kommer du att bli utloggad efter 30 minuter. Den här tidsgränsen kan inte ändras per kund.

Nej, EasyCruit sparar inte data automatiskt, du måste fysiskt klicka på knapparna Spara eller Nästa för att gå vidare med ditt arbete.

Om du skulle bli utloggad under det att du skapar ett nytt projekt, kommer ditt projekt att sparas automatiskt så länge du har tilldelat det en avdelning. Du kan alltid komma tillbaka och fortsätta arbeta/redigera ditt projekt efter detta.

Obs! Redigering inom ett textfält räknas inte som aktivitet och det kan vara därför du råkar ut för att bli utloggad trots att du arbetar i systemet. Det här kan vara problematiskt när du redigerar innehållet i din annons, därför rekommenderar vi att du regelbundet sparar aktivt när du skriver längre text/formaterar i textrutor.

Detta kan bero på att din IP-adress ändras. Detta kan inträffa om du arbetar via VPN, eller om en sessions-cookie raderas av någon anledning. Det är bäst att du kontaktar din interna IT-avdelning om du ofta blir utloggad, eftersom det kan bero på dina internetinställningar.

EasyCruit-administratörer kan se vilka funktioner som har köpts och aktiverats.

Nej, det behöver du inte oroa dig för. När du skickar e-post till flera kandidater samtidigt i EasyCruit, kan du alltid känna dig säker på att EasyCruit skickar separata e-postmeddelanden till varje e-postadress i listan. Systemet kommer inte att skicka dem som CC eller BCC, utan som individuella e-postmeddelanden.

Får du e-postmeddelanden om systemuppdateringar, fastän du inte behöver dem längre eftersom du har bytt arbete eller slutat?

Du kan avanmäla dig från EasyCruits e-postlista genom att kontakta vårt team Customer Success på support.easycruit@visma.com.

Arbetsförmedlingen utvecklar för närvarande en ny matchningstjänst mellan jobb och arbetssökande. Förändringarna innebär till exempel att du kommer att kunna ange vilka kompetenser som krävs för jobbet. I enlighet med detta kommer en arbetssökande att kunna lägga till de färdigheter du behöver för att få bättre resultat i matchningen.

Arbetsförmedlingen arbetar för närvarande med att bygga upp en databas med olika kompetenser för detta. När detta är klart, kommer funktionen för direkt överförda annonser (som EasyCruit använder för att publicera till dem) att vara uppdaterad så att du lätt kan hitta dem när du publicerar.

Direkt överförda annonser planeras bli uppdaterade under 2017 med testmiljön tillgänglig från första kvartalet. Vi på Visma kommer självklart att uppdatera integrationen så snart den blir tillgänglig så att du kan börja använda den nya funktionaliteten så snart som möjligt.

Du kan redan nu se till att kompetensdatabasen är så komplett som möjligt, genom att i själva annonsen lägga till de färdigheter du letar efter innan du publicerar. För att Arbetsförmedlingen ska kunna identifiera dem, rekommenderar de att färdigheter presenteras på ett strukturerat sätt, till exempel i en punktlista.

Om du har några frågor är du välkommen att kontakta vår support.